Архив Семерка - Российский Правовой Портал



ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ Г. РОШАЛЬ МО ОТ 30.12.2005 N 387 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ"

Документ по состоянию на 23 января 2008 года

Страница 1

            ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ГОРОД РОШАЛЬ"
                          МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
                                   
                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ
                      от 30 декабря 2005 г. N 387
                                   
             ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
               В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА РОШАЛЯ
   
       В  целях  упорядочения  системы  документационного  обеспечения
   деятельности     администрации    городского     округа     Рошаля,
   совершенствования   ведения   делопроизводства   в    администрации
   городского округа Рошаля постановляю:
       1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству
   в  администрации  городского округа Рошаля (далее -  Инструкция)  с
   01.01.2006 (прилагается).
       2.  Общему  отделу администрации города Рошаля  (Лашнева  Т.Г.)
   обеспечить  ознакомление работников администрации города  Рошаля  с
   Инструкцией до 01.01.2006.
       3.   Работникам  администрации  города  Рошаля   в   работе   с
   документами соблюдать требования Инструкции.
       4.  Признать утратившим силу постановление главы города  Рошаля
   от  09.08.2005 N 205 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству
   в администрации города Рошаля".
       5. Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за
   собой.
   
                                                          Глава города
                                                          С.В. Сюсюкин
   
   
   
   
   
                                                            Утверждена
                                                  постановлением главы
                                            муниципального образования
                                                        "Город Рошаль"
                                                    Московской области
                                           от 30 декабря 2005 г. N 387
   
                              ИНСТРУКЦИЯ
            ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО
                             ОКРУГА РОШАЛЯ
   
                          I. Общие положения
   
       1.1.  Инструкция по делопроизводству в администрации городского
   округа  Рошаля  (далее - Инструкция) разработана в  соответствии  с
   законами   Российской   Федерации,  Уставом   Московской   области,
   законами  Московской  области, Уставом  городского  округа  Рошаля,
   положениями  Государственной системы документационного  обеспечения
   управления,  ГОСТ  Р 511141-98 "Делопроизводство и  архивное  дело.
   Термины  и  определения" и устанавливает единые правила  работы  со
   служебными   документами  и  обращениями  граждан  в  администрации
   городского округа Рошаля (далее - Администрация).
       1.2.  Администрация  организует  и  ведет  делопроизводство  на
   основе  индивидуальных  инструкций и других нормативно-методических
   документов,    не   противоречащих   законодательству    Российской
   Федерации,   законодательству  Московской   области   и   настоящей
   Инструкции.
       1.3.  Организационно-методическое, информационное,  правовое  и
   документационное     обеспечение     деятельности     Администрации
   осуществляет  общий  отдел Администрации городского  округа  Рошаля
   (далее - общий отдел).
       1.4.  Делопроизводство в Администрации ведется с использованием
   средств организационной и вычислительной техники.
       1.5.  Положения  настоящей Инструкции  не  распространяются  на
   порядок    обращения    с   документами,   содержащими    сведения,
   составляющие государственную тайну и конфиденциальную информацию.
       1.6.    Ответственность   за   организацию    делопроизводства,
   соблюдение  установленного настоящей Инструкцией порядка  работы  с
   документами  в  структурных подразделениях Администрации  (далее  -
   подразделения Администрации) возлагается на их руководителей.
       1.7.   Контроль   за  состоянием  ведения  делопроизводства   в
   Администрации  в  соответствии с требованиями настоящей  Инструкции
   осуществляет общий отдел.
       1.8. Методическое руководство работниками, на которых возложены
   обязанности    по   ведению   делопроизводства   в   подразделениях
   Администрации, осуществляет общий отдел.
   
          II. Состав управленческих документов Администрации
   
       Функции   управления  в  Администрации  реализуются  с  помощью
   организационно-распорядительной   документации    (ОРД),    которая
   включает  в себя следующие группы документов: нормативные  правовые
   акты,  распорядительные, организационные и информационно-справочные
   документы.
   
                    2.1. Нормативные правовые акты
   
       Под  нормативными правовыми актами понимаются принимаемые акты,
   содержащие   правовые  нормы,  то  есть  нормативные   предписания,
   рассчитанные  на  неограниченный круг субъектов и многократное  или
   постоянное   применение.  Это  письменные  официальные   документы,
   принятые  (изданные) в определенной форме правотворческими органами
   в   пределах   их   компетенции  и  направленные  на  установление,
   изменение или отмену правовых норм.
       Нормативным правовым актом является постановление.
       Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый  в  целях
   разрешения  наиболее  важных и принципиальных  задач,  установления
   норм,   правил.   Постановления  главы  городского  округа   Рошаля
   принимаются  в  соответствии и на основании Конституции  Российской
   Федерации,   федеральных  конституционных  законов,  во  исполнение
   федеральных   законов,  указов  Президента  Российской   Федерации,
   постановлений  и  распоряжений Правительства Российской  Федерации,
   законов  и  иных  нормативных правовых  актов  Московской  области,
   решений  Совета  депутатов городского округа  Рошаля,  а  также  по
   организационным  и  другим вопросам, связанным с осуществлением  им
   своих полномочий.
       Текст  постановления состоит из двух частей:  констатирующей  и
   постановляющей.
       В  констатирующей  части указываются причины,  основания,  цели
   составления документа.
       Констатирующая  часть  в  проектах  постановлений   завершается
   словом "ПОСТАНОВЛЯЮ".
       В постановляющей части в повелительной форме указывается, кому,
   в какой срок и какие действия предписывается выполнить.
   
                    2.2. Распорядительные документы
   
       Распорядительный  документ  -  вид  письменного  документа,   в
   котором  фиксируются  решения  административных  и  организационных
   вопросов,   вопросов  управления,  взаимодействия,  обеспечения   и
   регулирования     деятельности     Администрации,     подразделений
   Администрации,     отдельных    должностных     лиц,     работников
   Администрации.    К    распорядительным    документам    относятся:
   распоряжение, приказ, указание.
   
                      2.2.1. Распоряжение, приказ
   
       Распоряжениями  и  приказами оформляются  решения  нормативного
   характера,   а   также  решения  по  оперативным,  организационным,
   кадровым и другим вопросам.
       Распоряжения, издаваемые главой городского округа Рошаля, имеют
   обязательную  силу  для  должностных лиц и организаций,  работников
   Администрации, которым распоряжение адресовано.
       Распоряжения  готовят и вносят заместители главы  Администрации
   городского округа Рошаля, подразделения Администрации на  основании
   поручений   соответствующих  руководителей  либо   в   инициативном
   порядке.
       Приказы,    подготавливаемые   и   издаваемые    руководителями
   подразделений   Администрации  в  соответствии  с   Положениями   о
   подразделениях  Администрации, имеют обязательную силу  для  лиц  и
   организаций, которым эти приказы адресованы.
       Текст  приказа  может  состоять из двух частей:  констатирующей
   (преамбулы) и распорядительной.
       В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и
   события,  послужившие  основанием для издания  приказа.  Она  может
   начинаться  словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение"  и
   т.д.  Если  приказ издается на основании другого  документа,  то  в
   констатирующей  части указываются наименование  этого  документа  в
   творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
       Преамбула  в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ",
   которое печатается вразрядку.
       Если  приказ  изменяет, отменяет или дополняет  ранее  изданный
   документ   или   какие-то  его  положения,  то  один   из   пунктов
   распорядительной   части   текста  должен   содержать   ссылку   на
   отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты,  номера
   и  заголовка.  Текст  пункта  должен начинаться  словами  "Признать
   утратившим силу...".
       В   приказ  не  следует  включать  пункт  "Приказ  довести   до
   сведения...".   Лица,   до  сведения  которых   доводится   приказ,
   указываются  в  указателе  рассылки,  который  исполнитель  готовит
   вместе с проектом приказа.
   
                            2.2.2. Указание
   
       Указание  -  распорядительный  служебный  документ,  содержащий
   предписываемые   действия  конкретному  исполнителю   для   решения
   оперативных   вопросов  информационно-методического  характера,   а
   также    по   вопросам,   связанным   с   организацией   исполнения
   распоряжений, приказов, инструкций.
       Текст  указания  состоит,  как  правило,  из  констатирующей  и
   распорядительной частей.
       Указания  приводятся  в  соответствие с установленным  порядком
   подготовки и оформления приказов.
   
                    2.3. Организационные документы
   
       Организационные  документы  -  это документы,  регламентирующие
   задачи  и функции Администрации, устанавливающие структуру, штатную
   численность,     порядок    функционирования    и    взаимодействия
   подразделений   Администрации,  порядок  действия  работников   при
   исполнении повседневных трудовых обязанностей.
       К    организационным   документам   относятся:   положения    о
   подразделениях   Администрации,   правила,   инструкции,    штатное
   расписание, должностные инструкции работников.
   
                 2.3.1. Положение, правила, инструкция
   
       Положение  принимается в том случае, если в нем устанавливаются
   системно  связанные  между собой правила,  регулирующие  какие-либо
   правоотношения    по    вопросам,    отнесенным    к    компетенции
   Администрации.
       В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
   выполнения.
       В   инструкции  излагается  порядок  осуществления   какой-либо
   деятельности  или  порядок применения положений  законодательных  и
   иных нормативных правовых актов.
       Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные
   правовые  акты,  которые  подписываются  главой  городского  округа
   Рошаля   или  утверждаются  в  установленном  порядке.  Утверждение
   оформляется   в   форме  грифа  утверждения   или   путем   издания
   распорядительного документа об их утверждении.
       Положение  о  подразделении  Администрации  является   правовым
   актом,   определяющим  порядок  образования,  права,   обязанности,
   организацию    его    работы.   Положение    имеет    установленную
   унифицированную структуру текста: общие положения, цели  и  задачи,
   функции,   права   и   обязанности,  руководство,  взаимоотношения,
   ответственность, организация работы.
       Порядок  подготовки  проекта  положения,  правил  и  инструкции
   соответствует   общему  порядку  подготовки  проектов   нормативных
   правовых актов.
       Текст  проекта  положения  (правил, инструкции)  излагается  от
   третьего  лица  единственного или множественного  числа.  В  тексте
   используются     слова:    "должен",    "следует",    "необходимо",
   "запрашивается", "не допускается".
       Заголовок  к тексту положения (правил, инструкции) отвечает  на
   вопрос "О чем?".
       Констатирующей  частью  положения (правил,  инструкции)  служит
   раздел   "Общие   положения",  в  котором   указываются   основания
   разработки,  основное  назначение нормативного  акта  и  сфера  его
   распространения.
       Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на
   главы,  пункты,  подпункты.  Главы  должны  иметь  названия.  Главы
   нумеруются   римскими  цифрами.  Нумерация  пунктов  и   подпунктов
   производится арабскими цифрами.
   
                       2.3.2. Штатное расписание
   
       Штатное  расписание закрепляет должностной и  численный  состав
   Администрации  с  указанием должностных окладов  (тарифных  ставок)
   работников.
       В  штатном расписании указываются перечень должностей, сведения
   о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда.
       Штатное   расписание  утверждается  главой  городского   округа
   Рошаля.
   
                     2.3.3. Должностная инструкция
   
       Текст  должностной инструкции носит характер указаний, содержит
   четкие  формулировки с распорядительными словами: "должен",  "имеет
   право", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается  от
   третьего лица в безличной форме.
       Датой   введения  инструкции  в  действие  является   дата   ее
   утверждения  (если  в тексте не указана другая  дата).  Должностная
   инструкция  может  служить  основанием  для  составления  трудового
   контракта  (договора) и быть использована при  разрешении  трудовых
   конфликтов и споров.
       Должностная инструкция доводится до работника под расписку.
   
                2.4. Информационно-справочные документы
   
       Информационно-справочные документы - документы,  контролирующие
   факты,   являющиеся  основанием  для  принятия  решений  и  издания
   распорядительных документов.
       К   информационно-справочным  документам  относятся:  протокол,
   служебное   письмо,  акт,  докладная,  объяснительная  и  служебная
   записки, стенограмма, план, отчет и т.д.
   
                            2.4.1. Протокол
   
       Протокол  составляется на основании записей,  произведенных  во
   время  совещания (заседания), представленных тезисов и выступлений,
   справок, проектов решений.
       Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и
   основной.
       Во второй части оформляются следующие реквизиты:
       Председатель или председательствующий.
       Секретарь.
       Присутствовали   -   список  присутствующих   или   отсылка   к
   прилагаемому  списку  присутствующих. Вначале  перечисляются  члены
   коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием  должностей
   и наименований организаций.
       Повестка дня.
       Докладчики по каждому пункту повестки дня.
       Основная  часть  протокола состоит из разделов, соответствующих
   пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
       СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
       Основное содержание докладов и выступлений помещается в  тексте
   протокола  или  прилагается  к нему; в последнем  случае  в  тексте
   делается  сноска  "Текст  выступления  прилагается".  Постановление
   (решение)   в   тексте   протокола   печатается   полностью;    при
   необходимости приводятся итоги голосования.
       Протокол  подписывается  председательствующим  на  заседании  и
   секретарем. Датой протокола является дата заседания.
       Протоколам   присваиваются   порядковые   номера   в   пределах
   календарного  года  отдельно по каждой группе протоколов  заседаний
   коллегиальных органов.
   
                        2.4.2. Служебные письма
   
       Служебные письма в Администрации готовятся:
       как  ответы  о  выполнении  поручений главы  городского  округа
   Рошаля;
       как  сопроводительные  письма к проектам  нормативных  правовых
   актов главы городского округа Рошаля;
       как ответы на запросы юридических и физических лиц;
       как инициативные письма.
       Сроки  подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией  на
   основании  имеющихся сроков исполнения поручений, запросов  или  по
   решению автора резолюции.
       Тексты  ответных  писем должны точно соответствовать  заданиям,
   зафиксированным в резолюции руководителя.
       Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст
   излагается от 1-го лица: "прошу", "направляю".
       Текст  письма,  как правило, состоит из двух частей.  В  первой
   части  излагается  причина, основание или  обоснование  составления
   письма,  приводятся  ссылки  на  документы,  являющиеся  основанием
   подготовки  письма.  Во  второй  части,  начинающейся   с   абзаца,
   помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
       Датой письма является дата его подписания.
   
                              2.4.3. Акт
   
       Акт    -   документ,   составленный   несколькими   лицами    и
   подтверждающий установленные ими факты или события.
       Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
       Вводная  часть  акта  содержит  наименование  распорядительного
   документа,  на  основании  которого актируется  факт,  событие  или
   действие (в именительном падеже), его номер и дата.
       Если   акт   составлен   комиссией,   то   первым   указывается
   председатель  комиссии.  Фамилии членов  комиссии  располагаются  в
   алфавитном  порядке.  Слова:  "Основание",  "Председатель",  "Члены
   комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
       В   констатирующей  части  акта  излагаются   цели   и   задачи
   актирования,  существо  и  характер проведенной  комиссией  работы,
   установленные  факты  и  события,  а  также  выводы  и   замечания.
   Констатирующая   часть   заканчивается  сведениями   о   количестве
   экземпляров акта и месте их нахождения.
       Количество     экземпляров     акта     определяется     числом
   заинтересованных   в  нем  сторон  или  нормативными   документами,
   регламентирующими составление акта.
       Акты  подписываются всеми членами комиссии,  при  необходимости
   акты подлежат утверждению главой городского округа Рошаля.
   
         2.4.4. Докладная, объяснительная и служебная записки
   
       Докладная  записка  -  это  документ, содержащий  обстоятельное
   изложение   какого-либо   вопроса  с   выводами   и   предложениями
   составителя.
       Объяснительная   записка  -  документ,  поясняющий   какое-либо
   действие, факт или событие.
       Служебная  записка  (разновидность письма) -  форма  внутренней
   переписки.
       Докладная  записка  составляется при необходимости  уведомления
   руководителя  или  вышестоящего  органа  о  каких-либо  фактах  или
   событиях  и  может содержать предложения составителя по излагаемому
   вопросу.
       В  зависимости от содержания и назначения докладные и служебные
   записки  делятся на информационные и отчетные, а также могут  иметь
   инициативный характер.
       Текст  докладной,  служебной записки  может  состоять  из  двух
   частей.
       В  первой  части,  как правило, излагаются факты  или  события,
   послужившие  поводом  к написанию докладной записки,  во  второй  -
   выводы  и  предложения о конкретных действиях, которые,  по  мнению
   составителя,  необходимо предпринять руководителю или  вышестоящему
   органу в связи с изложенными фактами.
       Записки,   составляемые  работниками   с   объяснением   причин
   поведения,  проступков,  ситуаций (объяснительные  записки),  могут
   быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
   
                              2.4.5. План
   
       План  -  это  документ, устанавливающий перечень  намеченных  к
   выполнению работ или мероприятий, их последовательность,  объем,  а
   также определяющий конкретных исполнителей.
       Составляющими пунктами плана являются:
       - наименование (содержание) работы или мероприятия;
       - исполнитель;
       - срок исполнения;
       - отметка об исполнении.
       План   работ  или  мероприятий  должен  подписываться   лицами,
   ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания.
       Планы, как правило, подлежат утверждению.
   
                             2.4.6. Отчет
   
       Отчет   -  это  документ,  содержащий  сведения  о  подготовке,
   проведении  и  итогах выполнения планов, заседаний, командировок  и
   других мероприятий.
       Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и
   подпунктов,  которые нумеруются арабскими цифрами  в  установленном
   порядке.
       Отчет  должен иметь подписи или визы составителей  с  указанием
   даты визирования.
   
                 III. Прием, обработка и распределение
                        поступающих документов
   
           3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация
              и распределение поступающей корреспонденции
   
       3.1.1.   Доставка   корреспонденции   в   адрес   Администрации
   осуществляется  средствами  почтовой, фельдъегерской,  факсимильной
   связи, электронной почтой и нарочными.
       3.1.2.   Прием,   первоначальная   обработка,   регистрация   и
   распределение    поступающей   в   Администрацию    корреспонденции
   производится в централизованном порядке общим отделом. В  нерабочее
   время   корреспонденция,   поступающая   в   адрес   Администрации,
   принимается  дежурным Администрации с последующей  передачей  ее  в
   общий отдел.
       3.1.3.   В   процессе   первоначальной  обработки   поступающей
   корреспонденции проверяются комплектность и целостность  документов
   и  приложений  к  ним,  а  также  наличие  необходимых  реквизитов.
   Проверка    правильности    доставки    имеет    целью    выявление
   корреспонденции, доставленной не по назначению.
       Общий  отдел  принимает документы, поступающие в Администрацию,
   по адресу: город Рошаль, ул. Косякова, дом 9.
       3.1.4.  Все  поступающие конверты (бандероли),  за  исключением
   конвертов  (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются.  При
   обнаружении некомплектности или повреждения документа на  последнем
   листе  или  на  обороте  последнего листа  документа  проставляется
   соответствующая отметка, а также составляется акт в 3  экземплярах:
   первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается  к
   поступившему   материалу,   а   третий   направляется   отправителю
   документа.
       Конверты,  как  правило,  уничтожаются,  кроме  случаев,  когда
   только  по  ним можно установить адрес отправителя (при  отсутствии
   адреса на документе) или даты отправки и получения документов.
       Конверты  с  грифом "Лично" не регистрируются, а передаются  по
   назначению.   Остальные  документы  передаются  на  регистрацию   и
   предварительное рассмотрение.
       3.1.5.  Регистрация  поступивших документов производится  путем
   ввода  информации  о них в журнал. Регистрируются  все  поступившие
   документы,   кроме  документов  и  корреспонденции,  не  подлежащих
   регистрации  (приложение N 1). В правом нижнем углу  первого  листа
   основного документа проставляется штамп с указанием даты,  индекса,
   входящего регистрационного номера.
       При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу
   в    пределах    одного   календарного   года   ему   присваивается
   первоначальный   номер   и  через  дробь  -  количество   повторных
   поступлений.   Например:   15  -  номер   первого   документа   (по
   определенному  вопросу),  второй  -  по  этому  же  вопросу   будет
   зарегистрирован за N 15/1, третий - за N 15/2 и т.д.
       Ответы  на  служебные  документы  регистрируются  по  тому   же
   принципу, но через тире. Например: основной N 15, первый  ответ  на
   него будет за N 15-1; второй - за N 15-2 и т.д.
       3.1.6.    Документы    без   указания   конкретного    адресата
   предварительно рассматриваются работниками общего отдела,  а  затем
   направляются по назначению.
       Предварительное  рассмотрение  документов  проводится  с  целью
   распределения поступивших документов на:
       - требующие обязательного рассмотрения главой городского округа
   Рошаля   и  заместителями  главы  администрации  городского  округа
   Рошаля;
       - направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

 

Законодательные и нормативные акты Российской Федерации
  Региональное и федеральное право России Библиотека


 
Популярные новости
Статистика
Рейтинг@Mail.ru







© 2008-2014 . Все права защищены.
При использовании материалов Российского Правового Портала "Семерка" ссылка на 7Law.info обязательна