Архив Семерка - Российский Правовой Портал



УКАЗ ГУБЕРНАТОРА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛ. ОТ 15.01.2007 N 3 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ

Документ по состоянию на 23 января 2008 года

Страница 1

                    ГУБЕРНАТОР ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ
                                   
                                 УКАЗ
                       от 15 января 2007 г. N 3
                                   
             ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
      В АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
                    ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ
                                   
       В   целях   совершенствования  документирования  управленческой
   деятельности  и  организации работы с документами  в  администрации
   области постановляю:
       1.  Утвердить  прилагаемую  Инструкцию  по  делопроизводству  в
   администрации    Воронежской   области,   исполнительных    органах
   государственной власти области (далее - Инструкция).
       2.   Руководителям   структурных  подразделений   администрации
   области,  исполнительных  органов  государственной  власти  области
   обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований.
       3.  Управлению делопроизводства администрации области  (Бунеев)
   оказывать    практическую   и   методическую   помощь   структурным
   подразделениям   администрации  области,   исполнительным   органам
   государственной власти области по внедрению Инструкции.
       4.  Контроль  за  исполнением  настоящего  указа  возложить  на
   заместителя губернатора области Кобяшева В.Г.
   
                                                            Губернатор
                                                   Воронежской области
                                                           В.Г.КУЛАКОВ
   
   
   
   
   
                                                            Утверждена
                                                                указом
                                                   губернатора области
                                                     от 15.01.2007 N 3
                                   
                              ИНСТРУКЦИЯ
       ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ,
         ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ОБЛАСТИ
                                   
                          1. Общие положения
   
       1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Воронежской
   области,  исполнительных  органах  государственной  власти  области
   разработана  в  соответствии с федеральными и областными  законами,
   типовой  инструкцией  по  делопроизводству  в  федеральных  органах
   исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы
   документации.      Унифицированная     система      организационно-
   распорядительной    документации.    Требования    к     оформлению
   документов",  регламентом  взаимодействия  исполнительных   органов
   государственной   власти   Воронежской  области,   нормативными   и
   методическими  документами,  регламентирующими  ведение   архивного
   дела,  и  с  учетом особенностей документооборота  в  администрации
   области.
       1.2. Инструкция по делопроизводству в администрации Воронежской
   области,  исполнительных  органах  государственной  власти  области
   (далее  именуется  Инструкцией) устанавливает  общие  требования  к
   документированию  управленческой деятельности и организации  работы
   с  документами  в  администрации  области,  исполнительных  органах
   государственной власти области.
       1.3.  Исполнительные органы государственной власти  Воронежской
   области  могут  организовывать и вести делопроизводство  на  основе
   индивидуальных  инструкций по делопроизводству, других  нормативно-
   методических документов, разработанных в соответствии  с  настоящей
   Инструкцией.
       1.4.  Делопроизводство в администрации области  организуется  с
   использованием    автоматизированной   системы    документационного
   обеспечения  управления  (далее  -  АС  ДОУ),  предназначенной  для
   автоматизации   управленческого   документооборота   и    процессов
   делопроизводства в администрации области.
       Программное  и  техническое обеспечение АС ДОУ  в  процессе  ее
   эксплуатации  осуществляет  управление  информационных   технологий
   администрации области.
       Автоматизированные технологии обработки документов, применяемые
   в  администрации  области, исполнительных  органах  государственной
   власти области, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
       1.5.  Порядок  обращения с документами, содержащими  информацию
   ограниченного     распространения,     установлен     распоряжением
   администрации  области  от  30.05.1995  N  11-ДСП  "Об  утверждении
   инструкции   о   порядке   обращения   со   служебной   информацией
   ограниченного распространения в администрации области".
       1.6.  Методическое руководство организацией делопроизводства  и
   контроль   за   соблюдением  требований  настоящей   Инструкции   в
   структурных  подразделениях администрации области и  исполнительных
   органах  государственной  власти  области  осуществляют  управление
   делопроизводства   администрации  области   (далее   -   управление
   делопроизводства)  и  ответственные  лица,  на  которые   возложены
   функции организации и ведения делопроизводства.
       1.7.     Ответственность    за    организацию    и    состояние
   делопроизводства,  соблюдение  установленных  требований  работы  с
   документами  в  структурных подразделениях  администрации  области,
   исполнительных  органах государственной власти области  возлагается
   на их руководителей.
       Руководители  структурных подразделений администрации  области,
   исполнительных  органов государственной власти  области  определяют
   (назначают) ответственного за работу с документами.
       1.8. Требования настоящей Инструкции обязательны для работников
   структурных  подразделений  администрации  области,  исполнительных
   органов государственной власти области.
       1.9.   Сотрудники   структурных   подразделений   администрации
   области,  исполнительных  органов  государственной  власти  области
   несут   персональную   ответственность  за  соблюдение   требований
   Инструкции,   сохранность   находящихся   у   них   документов    и
   неразглашение содержащейся в них служебной информации.
       Вновь  принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены  с
   Инструкцией  руководителями структурных подразделений администрации
   области, исполнительных органов государственной власти области.
       Об   утрате   служебных  документов  немедленно   информируется
   руководитель   подразделения,  при   необходимости   -   управление
   делопроизводства.
       1.10.   При   временном   отсутствии  сотрудников   структурных
   подразделений   администрации   области,   исполнительных   органов
   государственной  власти области (отпуск, командировка),  увольнении
   или  перемещении имеющиеся у них документы по указанию руководителя
   передаются другому работнику.
   
          2. Требования к подготовке и оформлению документов
   
       2.1.   Бланки   документов  губернатора  Воронежской   области,
   администрации   Воронежской  области   и   исполнительных   органов
   государственной власти области
   
       2.1.1.  Документы администрации области, исполнительных органов
   государственной    власти    области   оформляются    на    бланках
   установленной формы.
       Перечень  применяемых бланков документов губернатора области  и
   администрации области содержится в приложении N 1.
       2.1.2.  Бланки  документов  (далее - бланки)  изготавливают  на
   стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и  А5  (148  x
   210 мм).
       Каждый  лист документа, оформленный как на бланке,  так  и  без
   него, должен иметь поля не менее:
       левое - 20 мм;
       правое - 10 мм;
       верхнее - 20 мм;
       нижнее - 20 мм.
       В  зависимости  от  расположения реквизитов  устанавливают  два
   варианта бланков: угловой и продольный.
       Реквизиты  бланка  и ограничительные отметки для  реквизитов  в
   пределах границ зон их расположения размещают двумя способами:
       продольным  (начало  и  конец каждой  строки  реквизитов  равно
   удалены от границ зоны расположения реквизитов);
       угловым  (каждая строка реквизитов начинается от левой  границы
   зоны расположения реквизитов).
       2.1.3.  Проектирование бланков документов губернатора  области,
   администрации области осуществляется управлением делопроизводства.
       2.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков
   документов  осуществляется по разрешению руководства  администрации
   области.
       Соответствующие  предложения вносятся руководителем  управления
   делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.
       2.1.5.   Бланки   указов  губернатора  области,  постановлений,
   распоряжений  администрации  области,  писем  губернатора  области,
   администрации      области     изготавливаются     полиграфическими
   предприятиями,    имеющими   лицензии   на   соответствующий    вид
   деятельности по заказу управления делопроизводства.
       2.1.6.  Бланки  писем  должностных лиц  администрации  области,
   структурных  подразделений администрации области изготавливаются  с
   помощью    средств   вычислительной   техники.    Текст    названия
   структурного подразделения администрации области располагается  под
   текстом  "Администрация  Воронежской  области",  печатается   одним
   шрифтом   с   размером  шрифта  текста  "Администрация  Воронежской
   области" либо на 2 пункта меньше.
       2.1.7.   Руководители  исполнительных  органов  государственной
   власти  области  самостоятельно  организуют  проектирование,  учет,
   использование и хранение гербовых бланков.
       2.1.8.  Запрещается тиражирование бланков администрации области
   на  копировально-множительных аппаратах и использование  ксерокопий
   бланков для оформления подлинных документов.
       2.1.9.  Порядок  применения бланков документов в  администрации
   области, исполнительных органах государственной власти области.
       2.1.9.1.   Нормативные   правовые  акты  губернатора   области,
   администрации  области оформляются на бланках указов, постановлений
   и распоряжений.
       Приказы  руководителей  исполнительных органов  государственной
   власти оформляются на бланках приказов.
       2.1.9.2.   Документы   постоянно  действующих   координационных
   органов,  комиссий,  иных  рабочих  органов  администрации  области
   оформляются  на  общем  бланке  или на  стандартных  листах  бумаги
   формата А4.
       2.1.9.3.  Бланки  писем  губернатора  области  и  администрации
   области  применяются  при направлении во все адреса  на  территории
   Российской Федерации.
       2.1.9.4.  Бланки  писем  администрации  области  с  русскими  и
   английскими реквизитами применяются для иностранной переписки.
       2.1.9.5.   Бланк   должностного  лица   администрации   области
   применяется  при  направлении  в  органы  местного  самоуправления,
   учреждения, предприятия, гражданам г. Воронежа и области,  а  также
   при внутренней переписке.
       2.1.9.6.  Бланки  документов должны  использоваться  строго  по
   назначению и не могут передаваться в другие организации  и  частным
   лицам.
       2.1.10. Учет и хранение гербовых бланков.
       На оборотной стороне гербовых бланков в верхней части по центру
   управление  делопроизводства проставляет учетные порядковые  номера
   с помощью средств вычислительной техники.
       2.1.10.1.   Гербовые  бланки  документов  выдаются  управлением
   делопроизводства  ответственным за делопроизводство  в  структурных
   подразделениях   администрации  области,   исполнительных   органах
   государственной власти области.
       2.1.10.2.   Учет   поступления  и   выдачи   гербовых   бланков
   администрации    области    ведется    в    журнале     управлением
   делопроизводства  и  специалистами,  ответственными  за  работу   с
   документами  в  структурных подразделениях  администрации  области,
   исполнительных  органах государственной власти области  (приложение
   N 2).
       2.1.10.3.  Гербовые  бланки хранятся  в  надежно  запираемых  и
   опечатываемых шкафах (сейфах).
       2.1.10.4. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту.
       2.1.10.5.  Контроль за правильностью использования и  хранением
   гербовых  бланков  возлагается  на  управление  делопроизводства  и
   руководителей  структурных  подразделений  администрации   области,
   исполнительных органов государственной власти области.
   
       2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
   
       2.2.1.  При оформлении документов необходимо соблюдать правила,
   обеспечивающие    юридическую    силу    документов,    оперативное
   исполнение, сохранность.
       2.2.2.  Документы оформляются на бланках или стандартных листах
   бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).
       2.2.3.   При  подготовке  документов  рекомендуется   применять
   текстовый  редактор  Microsoft Office Word  версии  6.0  и  выше  с
   использованием  шрифтов  Times New Roman Cyr  размером  N  12  (для
   оформления  табличных  материалов), NN 13, 14,  15  для  оформления
   текста.
       2.2.4.   Документ,   оформленный  на   бланке,   должен   иметь
   установленный   комплекс  обязательных  реквизитов  с   соблюдением
   порядка их расположения.
       В   процессе   подготовки   и  оформления   документов   состав
   обязательных  реквизитов может быть дополнен  другими  реквизитами,
   если того требует назначение документа.
       2.2.5.   Требования  к  составлению  и  оформлению   документов
   закреплены   в   государственном   стандарте   ГОСТ   Р   6.30-2003
   "Унифицированная       система      организационно-распорядительной
   документации.  Требования к оформлению документов". В  соответствии
   с   ГОСТом   при  подготовке  и  оформлении  документов  используют
   следующие реквизиты:
       01 - Государственный герб Российской Федерации;
       02 - герб субъекта Российской Федерации;
       03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
       04 - код организации;
       05  -  основной  государственный регистрационный  номер  (ОГРН)
   юридического лица;
       06  -  идентификационный  номер  налогоплательщика/код  причины
   постановки на учет (ИНН/КПП);
       07 - код формы документа;
       08 - наименование организации;
       09 - справочные данные об организации;
       10 - наименование вида документа;
       11 - дата документа;
       12 - регистрационный номер документа;
       13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
       14 - место составления или издания документа;
       15 - адресат;
       16 - гриф утверждения документа;
       17 - резолюция;
       18 - заголовок к тексту;
       19 - отметка о контроле;
       20 - текст документа;
       21 - отметка о наличии приложения;
       22 - подпись;
       23 - гриф согласования документа;
       24 - визы согласования документа;
       25 - оттиск печати;
       26 - отметка о заверении копии;
       27 - отметка об исполнителе;
       28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
       29 - отметка о поступлении документа в организацию;
       30 - идентификатор электронной копии документа.
       2.2.6.  Герб  Воронежской области (реквизит 02) размещается  на
   бланках  документов  губернатора области, администрации  области  и
   исполнительных органов государственной власти области.
       Воспроизведение  изображения  Герба  Воронежской   области   на
   бланках    (многоцветное,    одноцветное)    установлено    законом
   Воронежской  области  "Об официальной и иной символике  Воронежской
   области" от 30 мая 2005 года N 50-ОЗ.
       2.2.7.  Основной государственный регистрационный  номер  (ОГРН)
   юридического  лица  (реквизит  05)  проставляют  в  соответствии  с
   документами, выдаваемыми налоговыми органами.
       ОГРН  обязательно  проставляется на  бланках  писем  в  составе
   справочных данных об организации.
       2.2.8.  Идентификационный номер налогоплательщика /код  причины
   постановки   на   учет  (ИНН/КПП)  (реквизит  06)   проставляют   в
   соответствии с документами, выданными налоговыми органами,  ИНН/КПП
   входят в состав справочных данных об организации.
       2.2.9.    Наименование   организации   (реквизит   08)   должно
   соответствовать  наименованию,  закрепленному  в  ее  учредительных
   документах.  При наличии сокращенного наименования организации  его
   помещают в скобках ниже полного наименования организации.
       Если   документ  подготавливается  совместно  двумя   и   более
   организациями,  то  наименование организаций  следует  печатать  на
   чистом листе бумаги.
       Наименование  организаций одного уровня  располагают  на  одном
   уровне.  Наименование организаций разного уровня  располагают  друг
   над другом.
       2.2.10.   Справочные  данные  (реквизит  09)  об  администрации
   области  и  исполнительных органах государственной  власти  области
   содержат сведения, необходимые при информационных контактах.
       Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке
   письма.  Справочные данные в бланке письма включают:  почтовый  или
   юридический  адрес,  место  нахождения; номера  телефонов,  факсов,
   счетов в банке, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты.
       Адрес  пишется в соответствии с действующими Правилами оказания
   услуг  почтовой  связи, утвержденными Постановлением  Правительства
   Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.
       2.2.11. Наименование вида документа (реквизит 10).
       Наименование  вида  документа  определено  Уставом  Воронежской
   области,   нормативными  правовыми  актами  администрации  области,
   исполнительными органами государственной власти области.
       2.2.12. Дата документа (реквизит 11).
       Датой  документа  является дата его подписания или  утверждения
   (для  договора (соглашения) - дата подписания, для протокола - дата
   заседания (принятия решения), для акта - дата события).
       Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь
   одну  (единую)  дату, которая соответствует наиболее  поздней  дате
   подписания.
       Дату  проставляет  должностное  лицо,  подписывающее  документ,
   непосредственно  при подписании. При подготовке  проекта  документа
   печатается  только обозначение месяца и года, а число проставляется
   непосредственно   при   подписании.  Все   служебные   отметки   на
   документе,  связанные  с  его прохождением  и  исполнением,  должны
   датироваться и подписываться.
       Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-
   цифровой.
       При  цифровом  способе  день  и месяц  оформляют  двумя  парами
   арабских  цифр,  разделенными  точкой;  год  -  четырьмя  арабскими
   цифрами.
       Например,   дату   25   июня  2006  года   следует   оформлять:
   "25.06.2006". При словесно-цифровом способе проставления даты  день
   месяца  пишется  двумя  цифрами, месяц - буквами,  год  -  четырьмя
   цифрами.
       Например,  05  июня 2006 г. Проставлять ноль в обозначении  дня
   месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.
       Место  проставления даты на документе зависит от  используемого
   бланка и вида документа.
       2.2.13. Регистрационный номер документа (реквизит 12).
       Регистрационный номер документа состоит из порядкового  номера,
   который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.
       Регистрационный номер документа, составленного совместно  двумя
   и   более   организациями,   состоит  из  регистрационных   номеров
   документа  каждой  из этих организаций и может проставляться  через
   косую  черту  в  порядке указания авторов в документе.  Наличие  на
   документе  регистрационного номера свидетельствует о  том,  что  он
   включен в информационный массив организации.
       2.2.14.  Ссылка  на  регистрационный  номер  и  дату  документа
   (реквизит 13).
       Ссылка  на  регистрационный номер и дату документа  включает  в
   себя  регистрационный  номер и дату документа,  на  который  должен
   быть  дан  ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату  документа
   используется  при  оформлении писем, которые являются  ответами  на
   поступивший  запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего
   документа   и   соответствуют  регистрационному   номеру   и   дате
   поступления документа.
       2.2.15. Место составления или издания документа (реквизит 14).
       Место составления или издания документа указывают в том случае,
   если  затруднено  его определение по реквизитам общего  бланка  или
   бланка конкретного вида документа.
       2.2.16. Адресат (реквизит 15).
       Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям,
   должностным  или  физическим лицам. Реквизит располагают  в  правом
   верхнем углу бланка в ограничительных отметках.
       Если  документ напечатан на листе бумаги, то реквизит "Адресат"
   печатают,  отступив  от  верхнего  поля  на  расстояние   4   -   5
   интервалов.
       Каждая  составная часть реквизита "Адресат" печатается с  новой
   строки   через   один   межстрочный  интервал,   фамилия   адресата
   отделяется  от остальных частей адресования 1,5 - 2 интервалами.  В
   конце  смысловых  строк знаки препинания не  ставятся.  В  середине
   строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.
       При   адресовании   документа  организации,   ее   структурному
   подразделению  без  указания  должностного  лица  их   наименования
   пишутся в именительном падеже.
       Допускается  центровать  все  строчки  реквизита  "Адресат"  по
   отношению к самой длинной строке.
       Например:
   
                                        Министерство культуры и массовых
                                       коммуникаций Российской Федерации
                                            Административно-правовой
                                                  департамент
   
       При   направлении   документа  конкретному  должностному   лицу
   наименование    организации   и   подразделения    указывается    в
   именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
       Например:
   
                                        Министерство образования и науки
                                              Российской Федерации
                                           Департамент управления делами
                                               Ведущему специалисту
   
                                                   А.И. Петрову
                                   
       При адресовании документа руководителю организации наименование
   организации входит в состав наименования должности адресата.
       Например:
   
                                      Генеральному директору объединения
                                                  "Ростекстиль"
   
                                                  В.Д. Иванову
                                   
       В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя,
   указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание,  ученая
   степень или почетное звание).
       Например:
   
                                               Начальнику штаба в/ч 4532
                                               Генерал-майору
   
                                               К.Н. Серову
                                     или
                                               Директору института
                                               твердых металлов
                                               доктору технических наук
   
                                               М.Т. Семенову
   
       Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то
   их следует указывать обобщенно.
       Например:
   
                                   Администрациям муниципальных районов,
                                                городских округов
                                               Воронежской области
                                   
       При  адресовании документа должностному лицу инициалы  ставятся
   перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
       В  состав  реквизита  "Адресат" может входить  почтовый  адрес.
   Элементы   почтового   адреса   указывают   в   последовательности,
   установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
       При адресовании письма в организацию указывают ее наименование,
   затем почтовый адрес.
       Например:
   
                                        Министерство культуры и массовых
                                        коммуникаций Российской Федерации
   
                                     Китайгородский проезд, д. 7, строение 2
                                                    г. Москва
                                                      109074
   
                            или
   
                                   Государственный архив Воронежской области
   

 

Законодательные и нормативные акты Российской Федерации
  Региональное и федеральное право России Библиотека


 
Популярные новости
Статистика
Рейтинг@Mail.ru







© 2008-2014 . Все права защищены.
При использовании материалов Российского Правового Портала "Семерка" ссылка на 7Law.info обязательна