Архив Семерка - Российский Правовой Портал



РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА МО ОТ 29.12.2000 N 1165-РГ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Документ по состоянию на 23 января 2008 года

Страница 6
 
   (приложение N 10).

      14.4. Оформление дел:
      14.4.1. Оформление   дела   -  подготовка  дела  к  хранению  в
   соответствии с установленными правилами.
      Дела оформляются   при  их  заведении  и  по  завершении  года.
   Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке
   и  проводится сотрудниками подразделений при методической помощи и
   под контролем ведомственного архива.
      При заведении  дел  оформляются  обложки  дел  по установленной
   форме  с  указанием   наименования  подразделения,  индекса  дела,
   заголовка   дела,   даты,  срока  хранения  согласно  утвержденной
   номенклатуре дел.
      14.4.2. В  зависимости от сроков хранения проводится полное или
   частичное  оформление  дел.  Полному  оформлению   подлежат   дела
   постоянного,  временного  (до 10 лет) сроков хранения и по личному
   составу. Полное оформление дела предусматривает:
      - подшивку или переплет дела;
      - нумерацию листов в деле;
      - составление заверительной надписи дела (приложение N 11);
      - составление   в   необходимых   случаях    внутренней   описи
   документов дела (приложение N 12);
      - внесение  необходимых  уточнений  в  реквизиты  обложки  дела
   (индекса,   заголовка  дела,  даты,  проставление  номера  тома  и
   количества листов и  др.).  На  обложке  предусмотрены  места  для
   проставления  архивных  шифров:  номера  фонда,  описи,  дела.  По
   согласованию с ведомственным архивом на  обложке  дела  карандашом
   проставляется номер описи и дела.
      14.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения
   подлежат   частичному   оформлению;  дела  допускается  хранить  в
   скоросшивателях,  не  проводить  пересистематизацию  документов  в
   деле,   листы   дела   не  нумеровать,  заверительные  надписи  не
   составлять.
      В целях   обеспечения   сохранности   и   закрепления   порядка
   расположения документов,  включенных в дело,  все его листы (кроме
   заверительного  и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в
   валовом  порядке  в  правом  верхнем  углу,  не   задевая   текста
   документа, простым графическим карандашом.
      По окончании года проверяется соответствие  заголовков  дел  на
   обложке  содержанию  подшитых документов,  в необходимых случаях в
   заголовок дела  вносятся  дополнительные  сведения  (проставляются
   номера  распорядительных  документов  и  протоколов,  виды и формы
   отчетности и т.п.).
      Дата на   обложке   должна  соответствовать  году  заведения  и
   окончания дела;  в деле,  имеющем документы за более ранние  годы,
   чем  год  образования  дела,  под датой вносится запись:  "имеются
   документы за ___  годы".  На обложках дел, состоящих из нескольких
   томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома
   (части).  При обозначении точной календарной даты  (к  протоколам,
   постановлениям,  распоряжениям,  актам) указываются число, месяц и
   год. Число и год обозначаются арабскими цифрами,  название  месяца
   пишется словами.
      Надписи на обложках дел постоянного и долговременного  хранения
   следует  производить  четко,  черными  светостойкими чернилами или
   тушью.

      14.5. Хранение и использование документов в подразделениях:
      14.5.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив
   документы хранятся по месту их формирования в дела.
      Руководители подразделений  и  сотрудники,   ответственные   за
   делопроизводство, обеспечивают сохранность документов и дел.
      Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для
   хранения   документов  помещениях,  располагаются  в  запирающихся
   шкафах,    обеспечивающих    полную    сохранность     документов,
   предохраняющих их от пыли и солнечного света.
      В целях  повышения   оперативности   поиска   документов   дела
   располагаются в соответствии с номенклатурой дел,  копия (выписка)
   которой помещается на дверце шкафа с внутренней  стороны.  Хранить
   документы в   неприспособленных  рабочих  столах  запрещается.  На
   корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.
      14.5.2. Выдача   дел  из  подразделения  другим  подразделениям
   производится с разрешения руководителя подразделения.  Выдача  дел
   сторонним   организациям   производится   с   разрешения  министра
   Правительства Московской   области   -    руководителя    аппарата
   Правительства Московской   области.  На  выданное  дело  заводится
   карта - заместитель дела.  Сторонним организациям дела выдаются по
   актам.
      Изъятие документов   из   дел   постоянного   срока    хранения
   допускается  в  исключительных случаях и производится с разрешения
   министра Правительства Московской области - руководителя  аппарата
   Правительства  Московской  области  с   представлением  заверенной
   копии документа и акта об изъятии подлинника.
      14.5.3. Подлинники   нормативных  правовых  и  распорядительных
   документов и материалы к ним поступают  в  архив  из протокольного
   отдела аппарата Правительства.
      С целью предотвращения износа подлинников нормативных  правовых
   и   распорядительных   документов  создается  фонд  пользования  -
   совокупность  копий  архивных  документов,   предназначенных   для
   пользования вместо оригиналов.
      14.5.4. Сотрудникам аппарата Правительства для работы  выдаются
   во  временное пользование дела или копии документов,  хранящихся в
   ведомственном архиве.
      Сотрудники аппарата  Правительства  несут   ответственность  за
   сохранность,   правильное   использование   полученных    архивных
   документов и содержащейся в них информации.  Изъятие документов из
   архивных дел запрещается.

      14.6. Составление описей дел:
      14.6.1. На завершенные дела постоянного, временного (до 10 лет)
   сроков   хранения  и  по  личному  составу,  прошедшие  экспертизу
   ценности,  ежегодно составляются описи (приложения N 13,  14).  На
   дела временного (до 10 лет) срока  хранения описи не составляются.
   Описи  дел  подразделений  аппарата   составляются   сотрудниками,
   ответственными   за   делопроизводство   в   подразделениях,   под
   непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
      Описи составляются  не менее чем в двух экземплярах отдельно на
   дела постоянного срока хранения,  на дела временного (до  10  лет)
   срока  хранения  и  на  дела  по  личному составу.  По этим описям
   документы сдаются в  ведомственный  архив.  Описи,  подготовленные
   подразделениями  аппарата,  служат  основой для подготовки сводной
   описи, которую готовит ведомственный архив и по которой передаются
   дела в Центральный государственный архив Московской области.
      14.6.2. При  составлении  описи   дел   соблюдаются   следующие
   требования:
      - заголовки дел вносятся в  опись  в  соответствии  с  принятой
   схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
      - каждое дело вносится в опись под  самостоятельным  порядковым
   номером  (если  дело  состоит  из нескольких томов или частей,  то
   каждый том  или  часть  вносятся  в  опись   под   самостоятельным
   номером);
      - порядок нумерации дел  в  описи  валовой  за  несколько  лет;
   порядок  присвоения  номеров  описям подразделений устанавливается
   ведомственным архивом;
      - графы   описи   заполняются  в  точном  соответствии  с  теми
   сведениями, которые вынесены на обложку дела;
      - при  внесении  в  опись  подряд дел с одинаковыми заголовками
   полностью пишется только заголовок первого дела,  а все  остальные
   однородные  дела  обозначаются  словами  "То же",  при этом другие
   сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе
   описи заголовок воспроизводится полностью);
      - графа описи "Примечание" используется для  отметок  о  приеме
   дел,  особенностях их физического состояния, о передаче дел другим
   подразделениям со ссылкой на необходимый акт,  о наличии  копии  и
   т.п.
      14.6.3. Перед внесением  заголовков  дел  в  описи  проверяются
   качество  формирования  и оформления дел,  соответствие количества
   дел,  вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.
   В случае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску.
   Если принятые меры не дали  результатов,  составляется  справка  о
   причинах отсутствия дел, подписывается руководителем подразделения
   и передается в архив.
      При просмотре  дел  проверяются:  соответствие  заголовка  дела
   содержанию  документов   в   деле;   правильность   оформления   и
   группировки документов,  включенных в дело;  качество подшивки или
   переплета дела;  правильность нумерации  листов  дела;  наличие  в
   деле   в  необходимых  случаях   внутренней   описи;  правильность
   оформления обложки  дела,  наличие  и  правильность  заверительной
   надписи дела.
      К конце описи делается итоговая запись о количестве дел,  опись
   подписывается составителем,   согласовывается   с   общим  отделом
   аппарата Правительства и утверждается руководителем подразделения.

      14.7. Передача   дел   в   архив   аппарата   Правительства   и
   использование документ" архива:
      14.7.1. Для хранения документов постоянного,  временного (до 10
   лет)  сроков  хранения   и   по   личному   составу,   их   учета,
   использования,  отбора  и подготовки к передаче на государственное
   хранение в аппарате Правительства образуется ведомственный  архив.
   Деятельность   архива   аппарата   Правительства  регламентирована
   Положением об архиве  аппарата  Правительства Московской области и
   Основными правилами работы ведомственных архивов.
      14.7.2. В  архив   аппарата   Правительства   передаются   дела
   постоянного,  временного (до  10  лет) срока хранения и по личному
   составу. Передача дел производится только по описям.
      Дела временного   (до   10  лет  включительно)  срока  хранения
   передаче в  архив,  как  правило,  не  подлежат;  они  хранятся  в
   подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению
   в установленном порядке.  Они могут передаваться в архив только  в
   исключительных   случаях   по   решению   министра   Правительства
   Московской   области   -   руководителя   аппарата   Правительства
   Московской области.   Передача  их  осуществляется  по  усмотрению
   ведомственного архива или по описям, или по номенклатуре дел. Дела
   со сроком хранения до трех лет в архив не передаются.
      Передача дел в архив осуществляется по  графику,  составленному
   архивом,   согласованному   с   руководителями   подразделений   и
   утвержденному  министром  Правительства   Московской   области   -
   руководителем аппарата Правительства Московской области.
      14.7.3. Прием каждого дела производится общим отделом  аппарата
   Правительства в присутствии работника подразделения, сдающего дела
   в архив.  При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела,
   включенного  в  нее,  делается  отметка  о  наличии дела,  а также
   указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.
      Вместе  с  делами  в  архив  передаются регистрационные формы -
   картотеки на документы с целью их оперативного поиска.





                                                       Приложение N 1
                                                         к Инструкции

                                ПЕРЕЧЕНЬ
               КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ
         В КАНЦЕЛЯРИИ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

      1. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты и
   др. издания.
      2. Документы,   получаемые   по   каналам   факсимильной  связи
   (факсограммы).
      3. Документы на иностранных языках без перевода.
      4. Ведомственные статистические отчеты,  бюллетени,  сборники и
   обзоры.
      5. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная техническая
   литература,  информационные  сводки,  тематические  и  специальные
   сборники, прогнозы погоды и т.п.
      6. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и
   открытки.
      7. Извещения  о проведении конференций,  совещаний и заседаний,
   программы их проведения и материалы к ним.
      8. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные,
   сметы и др.).
      9. Документы без подписей.





                                                       Приложение N 2
                                                         к Инструкции

                                 СХЕМА
          ПРОХОЖДЕНИЯ СОГЛАСОВАНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА
            МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ
                     ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ


                    Ъ--------------------------Д¬
                    ¦ГУБЕРНАТОР МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ¦
                    ¦         Б.В. ГРОМОВ         ¦
                    А--------------------------ДЩ
                                 / \
              Ъ-----------------Б--------------------¬
              ¦Секретариат Губернатора Московской области¦
              А------------------------------------------Щ
        Ъ--------------------------------------------------Д¬
        ¦На подпись проект передается через Протокольный отдел¦
        А--------------------------------------------------ДЩ
                                 / \
            Ъ---------------------Б------------------------¬
            ¦     Вице - губернатор Московской области     ¦
            ¦                  М.А. Мень                   ¦
            Г--------------------------------------------+
            ¦Первый заместитель Председателя Правительства ¦
            ¦              Московской области              ¦
            ¦                 В.Ю. Голубев                 ¦
            Г--------------------------------------------+
            ¦На согласование проект передается исполнителем¦
            А--------------------------------------------Щ
                                 / \
      Ъ---------------------------Б------------------------------¬
      ¦ Министр Правительства Московской области - руководитель  ¦
      ¦        аппарата Правительства Московской области         ¦
      ¦                     И.О. Пархоменко                      ¦
      Г--------------------------------------------------------+
      ¦На согласование проект передается через Протокольный отдел¦
      А--------------------------------------------------------Щ
                                  / \
     Ъ--------------------------ДБ--------------------------Д¬
     ¦Главный советник Губернатора Московской области - начальник¦
     ¦    Юридической службы Правительства Московской области    ¦
     А--------------------------------------------------------ДЩ
                                  / \
                          Ъ-----ДБ------------¬
                          ¦ ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ ¦
                          А--ДВ-----ДВ------Щ
                                ¦2-й этап¦
        Ъ--------------------ДБ-----ДБ--------------------Д¬
        ¦После согласования с членами Правительства Московской   ¦
        ¦области (в соответствии с распределением обязанностей)  ¦
        ¦   и с руководителями заинтересованных организаций      ¦
        ¦              проект визируется юристами                ¦
        А-----------------------------------------------------ДЩ
                                  / \
                        Ъ--------Б--------¬
                        ¦Согласовывают проект:¦
      Ъ--------------ДБ---------------------Б------------------¬
      ¦заместители Председателя Правительства Московской области,¦
      ¦ министры Правительства Московской области, руководители  ¦
      ¦   центральных и территориальных исполнительных органов   ¦
      ¦       государственной власти и других организаций        ¦
      А--------------------------------------------------------Щ
                                   / \
                          Ъ---------Б--------Д¬
                          ¦ ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ ¦
                          А--ДВ-----ДВ------Щ
                                ¦1-й этап¦
      Ъ-----------------------Б-----ДБ------------------------¬
      ¦Проводит предварительную правовую экспертизу и определяет, ¦
      ¦            с кем будет согласовываться проект             ¦
      А--------------------------------------------------------ДЩ
                                  / \
                         Ъ---------Б--------¬
                         ¦Представляют проект:¦
      Ъ------------------Б-----------------ДБ------------------¬
      ¦заместители Председателя Правительства Московской области,¦
      ¦ министры Правительства Московской области, руководители  ¦
      ¦   центральных и территориальных исполнительных органов   ¦
      ¦       государственной власти и других организаций        ¦
      А---------------------В-----------ДВ---------------------Щ
                            ¦ Исполнитель  ¦
                            Г-----------Д+
                            ¦Готовит проект¦
                            А-----------ДЩ





                                                       Приложение N 3
                                                         к Инструкции

                       ОБРАЗЕЦ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ

      Проект представлен:

      Должность руководителя                      (инициалы, фамилия)
      Подпись, дата

      Проект согласован:

      Вице - губернатор Московской области
      Подпись, дата                               М.А. Мень

      Первый заместитель Председателя
      Правительства Московской области
      Подпись, дата                               B.Ю. Голубев

      Заместитель Председателя
      Правительства Московской области
      (в соответствии с распределением
      обязанностей)
      Подпись, дата                               (инициалы, фамилия)

      Министр Правительства Московской области -
      руководитель аппарата Правительства
      Московской области
      Подпись, дата                               И.О. Пархоменко

      Главный советник Губернатора Московской
      области - начальник Юридической службы
      Правительства Московской области
      Подпись, дата                               Ю.Г. Васильев

      Правовое управление аппарата
      Правительства Московской области
      Подпись, дата                               (инициалы, фамилия)

      Исполнитель:
      Должность
      Подпись, дата                               (инициалы, фамилия)
      Телефон





                                                       Приложение N 4
                                                         к Инструкции

         ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ
             (РАСПОРЯЖЕНИЯ) ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
                  (ПРАВИТЕЛЬСТВА, ЧЛЕНА ПРАВИТЕЛЬСТВА)

   Ъ---------------------------------------------------------------¬
   ¦                     (заголовок документа)                     ¦
   Г--------------------ДВ-----------------ДВ------------------+
   ¦Название               ¦Должность, фамилия, ¦Дата согласования,¦
   ¦органа (министерство,  ¦инициалы руководите-¦номер документа,  ¦
   ¦комитет, главное       ¦ля, с которым согла-¦содержащего визу, ¦
   ¦управление и т.д.)     ¦сован документ      ¦подтверждающую    ¦
   ¦                       ¦                    ¦согласование      ¦
   Г--------------------ДЕ-----------------ДЕ------------------+
   ¦Например:              ¦                    ¦                  ¦
   ¦                       ¦                    ¦                  ¦
   ¦Управление Министерства¦Руководитель        ¦Письмо            ¦
   ¦Российской Федерации   ¦Управления          ¦от 20.12.2000     ¦
   ¦по налогам и сборам    ¦Серков Б.Н.         ¦N 105             ¦
   ¦по Московской области  ¦                    ¦(без замечаний)   ¦
   ¦                       ¦                    ¦                  ¦
   ¦                       ¦                    ¦или               ¦
   ¦                       ¦                    ¦                  ¦
   ¦                       ¦                    ¦Письмо            ¦
   ¦                       ¦                    ¦от 20.12.2000     ¦
   ¦                       ¦                    ¦N 105             ¦
   ¦                       ¦                    ¦(с замечаниями)   ¦
   ¦                       ¦                    ¦Замечания         ¦
   ¦                       ¦                    ¦учтены            ¦
   ¦                       ¦                    ¦                  ¦
   ¦                       ¦                    ¦или               ¦
   ¦                       ¦                    ¦                  ¦
   ¦                       ¦                    ¦Письмо            ¦
   ¦                       ¦                    ¦от 20.12.2000     ¦
   ¦                       ¦                    ¦N 105             ¦
   ¦                       ¦                    ¦(с замечаниями)   ¦
   ¦                       ¦                    ¦Замечания         ¦
   ¦                       ¦                    ¦не учтены         ¦
   ¦                       ¦                    ¦                  ¦
   ¦Исполнитель:           ¦                    ¦                  ¦
   ¦Название должности     ¦(подпись)           ¦И.О. Фамилия      ¦
   ¦                       ¦                    ¦Дата              ¦
   А--------------------ДБ-----------------ДБ------------------Щ





                                                       Приложение N 6
                                                         к Инструкции

                                ЖУРНАЛ
                УЧЕТА ОТПРАВЛЯЕМОЙ СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ
                     СРЕДСТВАМИ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ

   Ъ---В------------В--------ДВ------В------В-----------В--------¬
   ¦N  ¦Наименование¦Адрес      ¦Коли- ¦Дата и¦Отправил     ¦Отметка   ¦
   ¦п/п¦структурного¦получателя,¦чество¦время Г------В------+о возврате¦
   ¦   ¦подразделе- ¦код,       ¦листов¦посту-¦Дата и¦Ф.И.О.¦материала ¦
   ¦   ¦ния, Ф.И.О. ¦телефон,   ¦      ¦пления¦время ¦      ¦          ¦
   ¦   ¦и телефон   ¦город      ¦      ¦мате- ¦      ¦      ¦          ¦
   ¦   ¦исполнителя ¦           ¦      ¦риала ¦      ¦      ¦          ¦
   А---Б------------Б--------ДБ------Б------Б------Б------Б--------Щ





                                                       Приложении N 7
                                                         к Инструкции

                                 ЖУРНАЛ
                       УЧЕТА ПРИНЯТЫХ ФАКСОГРАММ

   Ъ---В---------------В------В--------В------В-----------ДВ-----Д¬
   ¦N  ¦Адрес          ¦Дата и¦Количество¦Ф.И.О.¦Наименование  ¦Дата и  ¦
   ¦п/п¦корреспондента,¦время ¦листов    ¦      ¦структурного  ¦время   ¦
   ¦   ¦его фамилия,   ¦      ¦          ¦      ¦подразделения,¦отправки¦
   ¦   ¦телефон        ¦      ¦          ¦      ¦Ф.И.О.        ¦        ¦
   ¦   ¦               ¦      ¦          ¦      ¦получателя    ¦        ¦
   А---Б---------------Б------Б--------Б------Б-----------ДБ-----ДЩ





                                                       Приложение N 8
                                                         к Инструкции

           ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ
                            ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ


 

Законодательные и нормативные акты Российской Федерации
  Региональное и федеральное право России Библиотека


 
Популярные новости
Статистика
Рейтинг@Mail.ru







© 2008-2014 . Все права защищены.
При использовании материалов Российского Правового Портала "Семерка" ссылка на 7Law.info обязательна